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Melhores métricas e KPI’s para o controle dos projetos

Dentro da gestão de projetos, uma das ações primárias e mais importantes é definir metas para cada etapa e mensurar o andamento da equipe de acordo com essas etapas. Esse controle é o que garante melhores resultados, permite uma avaliação aprofundada das ações e faz com que os próximos projetos sejam aperfeiçoados.

 

Sim, acompanhar bem de perto tudo o que está acontecendo é essencial, mas o que devo mensurar? Como realizar a coleta de informações? Como medir e analisar? Como comunicar os resultados dos indicadores e usá-los para futuros projetos? É aí que entram as métricas e KPI.

 

O que é KPI?

 

KPI são os Key Performance Indicators ou Indicadores Chave de Desempenho. Esses instrumentos são fundamentais para monitorar e avaliar como está o andamento de um projeto. Com eles é possível avaliar o alcance de metas estabelecidas no projeto, identificar avanços ou corrigir erros, além de permitir a comparação com o desempenho de outros projetos anteriores.

 

Todo KPI funciona como uma métrica, com a diferença de estar diretamente ligado ao desempenho do projeto. Por exemplo, no lançamento de um aplicativo, um KPI poderia ser o número de telas criadas dentro do prazo estabelecido ou o custo por fase do projeto. Tudo depende de qual projeto está sendo feito e das metas estabelecidas até sua conclusão.

 

Quais são as principais métricas para o controle dos projetos?

 

Nem sempre ter um grande número de métricas será positivo para o projeto. O importante é definir a quantidade necessária para que todas as equipes e setores possam entender e acompanhar o andamento das etapas. Essas métricas podem ser globais do projeto ou divididas por setores quando forem mais complexos.

 

Prazos: Os atrasos em projetos são falhas que podem comprometer muito o andamento das coisas, tanto em qualidade quanto em orçamento e viabilidade. Estabelecer uma métrica para o desempenho do cronograma, por exemplo, 5 atividades no prazo por semana para cada equipe, é uma ótima forma de não deixar nada pra trás.

 

Produtividade: Como cada equipe e membro está se saindo em sua função? As responsabilidades estão sendo cumpridas com qualidade e da forma correta? Ter alguém responsável pelo monitoramento da produtividade, tanto no geral quanto por equipe, não é frescura nem perda de tempo.

 

Orçamento: Você provavelmente tem um orçamento X para executar seu projeto, certo? Se as coisas desandaram e gastos desnecessários forem tomados, não vai ter jeito de entregar o que estava previsto. Estabeleça um KPI de avaliação dos gastos durante cada fase e para cada equipe.

 

Satisfação: Como o cliente está recebendo as entregas do projeto? Quantas alterações estão sendo pedidas? Monitorar feedbacks do cliente é uma das principais formas de entender se o projeto está satisfatório e essa métrica será muito importante para entregas futuras.

 

Retorno sobre investimento: O ROI é a métrica mais conhecida e essencial para compreender o desempenho de um projeto. Avaliar o retorno sobre investimento diz respeito aos lucros do projeto, o que do investimento está voltando para o cliente. Essa métrica está diretamente ligada com outras como a taxa de conversão de vendas, por exemplo.

 

Como monitorar, apresentar e utilizar essas métricas?

 

Ok, mas não adianta nada recolher todas essas métricas se não for para deixar elas à mostra para toda a equipe. As melhores formas de monitorar e apresentar métricas e KPI é a partir de relatórios de gestão em dashboard, planilhas ou softwares de gerenciamento de projetos organizados junto com outros documentos do projeto.

 

Para métricas principais e mais importantes, disponibilize quadros físicos mais visíveis por equipes ou para o geral. A ideia é que, com toda a equipe em contato com as métricas, as atividades vão sendo aperfeiçoadas naturalmente a partir da proatividade. Entretanto, estabelecer um responsável pelo monitoramento e cobrança em cada etapa vai ajudar ainda mais no uso positivo dos KPI’s ou métricas.

 

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